Kortom, steeds meer bedrijven gebruiken software om slimmer online te kunnen werken. Door de digitalisering beschikken ondernemers dan ook over steeds meer online tools die het werk eenvoudiger en dus ook leuker maken. Maar welke tools en mogelijkheden zijn er tegenwoordig? Hieronder bespreken we een aantal nieuwe mogelijkheden die ondernemers nog vaak onbenut laten.
Werken met UBL
Een van de nieuwste ontwikkelingen op gebied van automatisering is Universal Business Language (UBL). Hiermee kunnen verschillende bedrijfssoftware programma’s digitaal financiële gegevens uitwisselen. Zo kun je met UBL bijvoorbeeld rechtstreeks facturen in de boekhouding van een klant plaatsen. Deze hoeven dus niet meer als pdf-bestand verstuurd te worden en vervolgens door de klant verwerkt in de administratie. Dit scheelt tijd binnen je administratie en voorkomt fouten bij het inboeken van facturen. Als ondernemer wordt zo het boekhouden dus een stuk eenvoudiger.
Bonnen en facturen inscannen
Diverse online factureer programma’s bieden tegenwoordig ook de scan-en-herken-functie aan. Je kunt hier bijvoorbeeld je smartphone of tablet voor gebruiken door een scan te maken van een factuur. Hiermee wordt de factuur herkent en kan het vervolgens klaar worden gezet als boekingsvoorstel in de boekhouding. Moet je maandelijks veel facturen maken of verwerken, dan kan deze functie je een hoop tijd besparen.
Systemen met elkaar integreren
Het gebruik en de ontwikkeling van bedrijfssoftware groeit enorm. En daarmee ontstaan er ook steeds meer mogelijkheden om systemen en programma’s met elkaar te koppelen of integreren. Door deze koppelingen kunnen bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd of geoptimaliseerd. Maar welke koppelingen zijn er mogelijk? We hebben een aantal voorbeelden op een rij gezet:
Boekhouding en urenregistratie:
Je kunt bijvoorbeeld je urenregistratiesoftware integreren met boekhoudpakketten en factuurprogramma’s. Op deze manier boek je eenvoudig uren in en kun je gewerkte uren automatisch factureren.
Boekhouding en debiteurenbeheer:
Wanneer je te maken krijgt met wanbetalers kun je boekhoudsoftware koppelen aan een incassobureau. Je hoeft dan zelf niet meer achter niet betaalde facturen aan. Dit bespaart je een hoop tijd en vaak negatieve energie.
Boekhouding en (web)winkel:
Daarnaast zijn boekhoudsoftware pakketten tegenwoordig ook te koppelen aan webshop- en kassa software. Hiermee kun je de boekhouding van je (web)winkel automatiseren in een paar eenvoudige stappen.
Boekhouding en CRM:
In je CRM wil je de klantinformatie zo compleet mogelijk hebben. Dus ook de financiële status van klanten. Door je boekhoudprogramma te koppelen met je CRM krijg je meteen te zien of een klant nog facturen heeft openstaan.
Je smartphone gebruiken
Tegenwoordig heeft iedereen een smartphone. Het heeft daarom ook niet lang geduurd totdat je online bedrijfssoftware ook op je smartphone kunt gebruiken. Je kunt bij veel softwarepakketten namelijk ook een mobiele applicatie downloaden. Op deze manier kun je altijd en overal je bedrijfsprocessen managen. Je kunt bijvoorbeeld je hele administratie op je smartphone of tablet beheren. Ook wanneer je in gesprek met een klant gaat, kun je slim gebruik maken van een crm systeem met een app. Hierdoor kun je ook een stuk sneller te werk gaan en heb je altijd en overal de juiste bedrijfsinformatie beschikbaar.
Kort samengevat, breiden de ontwikkelingen en mogelijkheden op het gebied van bedrijfssoftware steeds verder uit. Maar helaas is nog niet elke ondernemer bewust van deze mogelijkheden. Jammer, want het maakt het ondernemen een stuk makkelijker en leuker. Bovendien kan een onderneming met behulp van bedrijfssoftware slimmer werken en bedrijfsprocessen automatiseren en optimaliseren. Dit stelt bedrijven in staat harder te groeien dan ze nu doen.