vrijdag, 17. februari 2023 - 14:37 Update: 17-02-2023 14:52

10 tips voor het organiseren van een succesvol evenement

dance-muziek
Foto: Archief EHF/ foto ter illustratie
Ooij

Nu het inmiddels meer dan een jaar geleden is dat Nederland in lockdown zat door de pandemie kunnen er weer zonder zorgen evenementen worden georganiseerd. Kun je daar wel een beetje hulp bij gebruiken, omdat het bijvoorbeeld alweer een hele tijd geleden is of omdat het de eerste keer is dat je een evenement organiseert? In dit artikel lees je enkele handige tips voor een succesvol georganiseerd event.

1. Weet wat voor soort event je organiseert

Er zijn verschillende soorten evenementen die je kunt organiseren. Denk alleen al aan een sportevent, een festival of een braderie maar ook aan een zakelijk evenement zoals een congres, een seminar of een productlancering. Daarom is het belangrijk om vooraf af te kaderen wat voor event je wil hebben, zodat het regelen ervan direct goed verloopt.

2. Onderzoek ook direct je doelgroep van event

Wanneer je je doel aan het vaststellen bent, kun je direct je doelgroep bepalen door middel van een onderzoek. Het is bijvoorbeeld wel zo handig om vooraf te weten of je juist jongeren wil trekken of dat je evenement bedoeld is voor 50-plussers met een voorliefde voor bijvoorbeeld natuur of duurzaamheid. Dat zijn totaal verschillende doelgroepen.

3. Bepaal je budget en maak een financieel plan

Een evenement organiseren kost geld. Om je event succesvol te laten verlopen, is het nodig om een financieel plan op te stellen waarna je op zoek kunt gaan naar alle benodigdheden. Vraag offertes op bij verschillende bedrijven voor bijvoorbeeld huur van een locatie, het inschakelen van personeel en (online) marketing en promotie. Vat alles samen in een budgetplan.

4. Regel entertainment op je evenement

Ongeacht wat het event is, is het in de meeste gevallen leuk om entertainment te regelen. Organiseer je een muziekfestival dan is het natuurlijk altijd nodig om artiesten in te huren. Dat doe je eenvoudig online via artiestenbureau Lukassen. Heb je een zakelijk of ander soort event? Ook dan kan een deel entertainment passend zijn. Kijk naar de mogelijkheden voor een goede match.

5. Stel op tijd een duidelijk programma samen

Over entertainment gesproken: die moet ergens in het programma passen. Het is voor jezelf én voor je publiek handig wanneer je het grootste deel van het programma al tijdig hebt samengesteld. Denk aan het regelen van sprekers en artiesten, maar ook aan het vastleggen van een locatie voor je evenement. Zodra het vastlegt, kun je hierover communiceren en eventueel al mensen trekken.

6. Catering is onmisbaar bij succesvol evenement

Een evenement zonder catering kan eigenlijk niet. Al is het een klein hapje en een drankje; je moet je publiek iets aanbieden op je event. Het is afhankelijk van het event wat voor catering er passend is. Een festival heeft bijvoorbeeld vaak meerdere opties wat betreft eten en drinken dan een lezing van een paar uur. Maar: in beide gevallen is catering een must.

7. Schakel een expert voor marketing en promotie in

Grote bekende evenementen hebben vaak geen promotie meer nodig om tickets te verkopen, maar kleinere events of nieuwe evenementen zijn meestal nog wel afhankelijk van (online) marketing. Schakel daarom een professional in op het gebied van marketing en promotie die jou kan helpen bij het op de kaart zetten van het evenement voor jouw beoogde doelgroep.

8. Duidelijke website met contactgegevens en ticketverkoop

Wat ook niet mag ontbreken bij een succesvol evenement is een goed vindbare website met een duidelijke omgeving voor de ticketverkoop. Wees vanaf het begin duidelijk in waar mensen tickets kunnen kopen en zorg ervoor dat deze online omgeving goed te vinden én eenvoudig te gebruiken is.

9. Schakel de hulp in van vrijwilligers op evenement

Afhankelijk van de grootte van het event dat je organiseert, kun je tegenwoordig eigenlijk niet meer zonder enthousiaste vrijwilligers. De kans is namelijk groot dat je geen financieel potje hebt om bijvoorbeeld EHBO-medewerkers of mensen achter de bar te betalen. Je kunt ze wel wat anders aanbieden, zoals toegang tot het evenement in ruil voor een paar uurtjes werk.

10. Geniet van de dag en evalueer voor nóg beter event

Waar je tot slot aan moet denken, is om te genieten van het evenement op de dag zelf. Misschien vind je het lastig om bij sommige onderdelen niet de touwtjes in handen te hebben, maar daar kun je uiteindelijk alleen maar van leren. Daarom is het belangrijk om na het event te evalueren: wat ging er goed en wat ging er mis? Wat kan er volgende keer beter? Op die manier zorg je voor een nog beter event de volgende keer.

Categorie:
Provincie:
Tag(s):