Verzendwerk overdragen begint bij opschrijven wat je zelf doet
Er komt een moment waarop de ondernemer niet meer degene is die de dozen dichtplakt. Soms omdat er iemand bij komt, soms omdat er een vakantie aankomt. Dan blijkt hoeveel van het verzendwerk nooit is opgeschreven. Welke vervoerder bij welk artikel hoort, wanneer een bestelling nog dezelfde dag mee kan, wat je doet met een adres dat niet klopt. Dat zit allemaal in één hoofd. Overdragen begint daarom op papier en niet in een gesprek.
Schrijf een week lang op wat je aanraakt
De eerste stap kost geen geld en wel wat geduld. Houd een week lang bij welke handelingen je verricht tussen de bestelling en de deur. Niet in grote stappen, maar in de kleine dingen. Het tabblad dat je openhoudt, het adres dat je natrekt, het lijstje dat je uitprint. Bijna iedereen die dit doet, schrikt van het aantal keren dat hij dezelfde gegevens overtypt van het ene scherm naar het andere. De lijst is meestal langer dan verwacht.
De vaste stappen kun je aan de inrichting overlaten
Wat elke dag hetzelfde gaat, hoeft niemand te onthouden. Met Sendcloud Shopify staan binnengekomen bestellingen klaar om verzonden te worden, met de vervoerder die bij dat type bestelling hoort er al bij. Niemand hoeft ze eerst op te halen. Daarmee verdwijnt het overtypen uit de lijst die je een week lang hebt bijgehouden. Wat overblijft, is het werk waar echt een keuze bij komt kijken, en dat is het werk dat je aan iemand anders wilt uitleggen.
De uitzonderingen krijgen een eigen instructie
Blijft over wat niet vanzelf gaat. Een groot pakket versturen is daar het duidelijkste voorbeeld van, want daarbij bel je vaak zelf even met de klant over een moment dat schikt. Zulke gevallen laten zich niet in een systeem vangen, wel in drie regels tekst. Zet erbij wie je belt, wat je afspreekt en wat er in de bevestiging moet. Dan kan een ander het overnemen zonder jou te bellen op een dag dat je er niet bent.
Overdragen is meer dan een taak doorgeven
Op het moment dat iemand anders het werk gaat doen, komen er praktische vragen bij over afspraken, uren en verantwoordelijkheden. Wat er komt kijken bij het aannemen of inhuren van hulp, zet de Kamer van Koophandel op een rij voor ondernemers. Dat is de saaie kant van groeien, en tegelijk de kant die het verschil maakt tussen iemand die af en toe meehelpt en iemand die het onderdeel echt van je overneemt.
Wat je opschrijft, geef je pas echt uit handen
Verzendwerk voelt als iets wat je nu eenmaal zelf even doet, omdat het per keer maar een paar minuten kost. Bij elkaar opgeteld is het een halve baan die niemand ooit heeft ingericht. De week waarin je opschrijft wat je aanraakt, levert daarom meer op dan een instructie voor een collega. Hij laat zien welk deel van je dag naar handelingen gaat waar je klant niets van merkt, en dat inzicht verdwijnt niet meer.