In haar verantwoording aan de raad schetst het college de listige wijze waarop de ontslagen medewerker handelde en de context waarbinnen dit gebeurde. Hem staat een strafproces te wachten. Verder overweegt de gemeente civielrechtelijke stappen te zetten tegen bedrijven die hebben geholpen deze fraude te plegen.
Het onderzoek wijst verder uit dat er geen andere medewerkers bij de fraude zijn betrokken. Wel zijn er concrete aanwijzingen dat enkele leveranciers bewust hebben meegewerkt aan de fraude; er zijn daarnaast ook leveranciers die zich daar niet bewust van waren. Direct na het constateren van de fraude is het bedrijfsvoeringproces binnen de gemeente verder aangescherpt.
Melding en resultaten onderzoek
Eind vorig jaar is er vanuit de ambtelijke organisatie melding gedaan van vermoedens van fraude door de betreffende medewerker. Hij was tot halverwege 2016 hoofd van de Interne Dienst, maar werd na een reorganisatie niet opnieuw tot manager benoemd. De ontslagen medewerker was sinds 2006 in dienst bij de gemeente.
Op 23 december 2016 heeft de gemeente aangifte gedaan en is daarna opdracht gegeven voor nader onderzoek dat door de externe bureaus Forensic Services van PwC en I-Tek is uitgevoerd. Het onderzoek was nodig om te achterhalen wat er precies is gebeurd, hoe dat heeft kunnen gebeuren én om maatregelen te nemen ter voorkoming van nieuwe fraude. Vanwege het belang van openbare verantwoording is de samenvatting van dat rapport openbaar gemaakt; omwille van de genoemde civielrechtelijke stappen en om redenen van privacy, geldt dat niet voor het volledige onderzoeksrapport.
Uit het onderzoek komt naar voren dat de fraude op geraffineerde wijze is verricht, gebruikmakend van zeven verschillende methodes. Zo werden er door leveranciers facturen ingediend voor goederen die niet aan de gemeente, maar aan de ontslagen medewerker werden geleverd. Ook vervalste de medewerker facturen door een ander banknummer op te geven. Tevens maakte hij gebruik van getrapte constructies: hij vroeg bedrijven facturen voor zijn privégoederen te sturen naar een leverancier van de gemeente. Deze leverancier verwerkte deze factuur vervolgens in de eigen facturen aan de gemeente.
In de afgelopen maanden is ook door het Openbaar Ministerie uitgebreid onderzoek gedaan naar deze zaak. Recentelijk heeft het Openbaar Ministerie dit strafrechtelijk onderzoek afgerond. Eerstvolgende stap in het strafproces is een regiezitting, die dit najaar wordt verwacht.
Reactie gemeentebestuur: “geschokt”
Het college van B&W is geschokt over de fraude. “Het is diep triest dat iemand tot zoiets in staat is. Mede door de alertheid van collega’s is de medewerker tegen de lamp gelopen en heeft hij strafontslag gekregen. Met de maatregelen die we de afgelopen tijd hebben genomen doen we al het redelijke om de kans op nieuwe fraude te minimaliseren.”
Procedures aangescherpt
De genomen maatregelen hebben onder andere betrekking op de betaling van facturen. Het vier-ogenprincipe wordt nu hard afgedwongen: een factuur kan door een budgethouder pas betaalbaar worden gesteld als de levering door een andere medewerker is bevestigd. Deze functiescheiding was ook in het verleden weliswaar gangbaar, maar werd in de procedures niet afgedwongen. Daarvan heeft de ontslagen medewerker misbruik gemaakt. Er zijn geen aanwijzingen dat meer medewerkers dat hebben gedaan. De procedures én ook de controle daarop zijn nu aangescherpt.