Overheid als voorbeeld van hoe het niet moet
Nog te vaak zijn digitale formulieren niet te begrijpen, stelt Incontrol. Het bedrijf noemt de overheid als voorbeeld van hoe het niet moet. In augustus 2019 kwam nog een bericht naar buiten dat de Nationale ombudsman Reinier van Zutphen niet tevreden is over de gebruiksvriendelijkheid van digitale overheidsformulieren.
Volgens Van Zutphen zou gebruiksvriendelijk voorop moeten staan. Daar moet bij de ontwikkeling van het formulier al rekening mee moeten worden gehouden. De wensen van burgers moeten terugkomen in het formulier. De overheid gebruikt nu nog te lastige taal, onoverzichtelijke formulieren en zwevende bijlagen. Daarover zijn al een flink aantal klachten binnengekomen bij de Nationale ombudsman.
Veranderende taal
Nu wordt nog te vaak vage taal gebruikt, waardoor het niet duidelijk is wat de vraag is. Daarover zei staatssecretaris van Binnenlandse Zaken Raymond Knops al eens dat iedereen moet kunnen meedoen en direct moeten kunnen snappen naar welke informatie er wordt gevraagd. Daarom werkt de overheid nu met een taalbrigade van vijftig experts, die de overheid gaan adviseren bij het formuleren van vragen. Komend jaar deze brigade uitgebreid worden tot honderd taaladviseurs.
‘Het moet en kan anders’
Nederlanders gebruiken steeds vaker digitale formulieren om allerlei zaken te regelen. Niet alleen om belangrijke informatie aan de overheid te verstrekken, maar ook voor bijvoorbeeld het aanvragen van een lening bij een bank, of het regelen van een overeenkomst met een makelaar.
Volgens Incontrol zijn de digitale formulieren nu vaak nog lastig: ‘Het moet en kan anders’, stelt het bedrijf. Als voorbeeld noemt het bedrijf de mogelijkheid om zelf formulieren in elkaar te zetten of een standaard voorbeeld uit de Template Store van het bedrijf te halen. Daardoor zijn velden alvast ingericht, wat de begrijpelijkheid van het formulier ten goede komt.
Tijd besparen
Digitale formulieren optimaliseren is niet alleen beter voor het publiek, maar ook voor de maker van de formulieren. Door gebruik te maken van bijvoorbeeld formulier-automatisering besparen bedrijven en instellingen tijd. Ze kunnen bijvoorbeeld papieren formulieren of spreadsheets omzetten naar intelligente, geautomatiseerde formulieren.
Ook voor werk in het veld kunnen digitale formulieren gemakkelijker. Ze kunnen zorgen voor een betere communicatie tussen het (hoofd)kantoor en de medewerkers die onderweg zijn. Zo krijgen bedrijven een beter beeld van wat zich afspeelt buiten het eigen kant